DATENSCHUTZERKLÄRUNG
12.07.2023
Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung ist der für die Verarbeitung personenbezogener Daten Verantwortliche verpflichtet, die betroffenen Personen in transparenter und klarer Form zu informieren.
Diese Erklärung dient der Erfüllung der Informationspflicht.
1. Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzgesetzes
Oy Primapoli Ltd
Kontaktdaten:
Lehtimäentie 831
63640 Ritola / Finnland
Kontaktperson:
Harri Vainionpää
Lehtimäentie 831
63640 Ritola / Finnland
+358 201 758 438
harri.vainionpaa@polarlifehaus.com
2. Allgemeines
Diese Erklärung beschreibt, wie die Oy Primapoli Ltd (im Folgenden als „Verantwortlicher“ bezeichnet) personenbezogene Daten ihrer Kunden/Kundinnen und Partner/Partnerinnen sowie deren Kontaktpersonen erhebt und verarbeitet.
3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden nur zu vorab festgelegten Zwecken verarbeitet. Diese sind Folgende:
- Verwaltung von Kundenbeziehungen und Entwicklung von Dienstleistungen
- Informationen über Dienstleistungen und Direktwerbung
- Beantwortung von Kontaktanfragen
- Ziel der Zusammenarbeit
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur rechtmäßig, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
- Bei Privatkunden ist im Vorfeld der Durchführung von Maßnahmen oder der Abwicklung eines Vertrages eine Einwilligung bzw. der Abschluss eines Vertrages zwischen dem Verantwortlichen und der betroffenen Person erforderlich.
- Bei Geschäftskunden und Geschäftspartnern ist eine Einwilligung oder ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen (Geschäftsabwicklung und -förderung) erforderlich.
Personenbezogene Daten werden nicht für automatisierte Entscheidungen verwendet. Für die Zwecke gezielter Werbemaßnahmen kann Profiling der betroffenen Personen erfolgen, das auf Informationen wie dem geografischen Standort oder den von den Kunden/Kundinnen geäußerten Interessen basiert.
4. Kategorien personenbezogener Daten
Der Verantwortliche verarbeitet die folgenden personenbezogenen Daten:
- Name
- (Arbeits-) Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Postanschrift
- Vertretene Organisation und Position, falls zutreffend
- Bestellverlauf, falls zutreffend
- Alle weiteren von der betroffenen Person bereitgestellten Informationen, beispielsweise Informationen zum Bauvorhaben, falls zutreffend
- Einwilligungen und Verbote für Direktwerbung
- IP-Adresse und andere von Cookies erhobene Informationen
5. Reguläre Datenquellen
Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt in der Regel direkt bei der betroffenen Person, bei einer von der betroffenen Person vertretenen Organisation oder durch die Verwendung von Cookies auf der Website des Verantwortlichen, sofern die betroffene Person ihre Einwilligung zur Verwendung von Cookies gegeben hat. Personenbezogene Daten können auch von Websites von Organisationen, Verzeichnisdiensten und anderen öffentlichen Quellen erhoben werden.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist jedoch Voraussetzung für den Abschluss und die Erfüllung eines Vertrags zwischen dem Verantwortlichen und dessen Kunden/Kundinnen oder Geschäftspartnern/-partnerinnen sowie für die Erbringung der Dienstleistungen des Verantwortlichen.
6. Reguläre Offenlegung von Daten
Der Verantwortliche legt die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten an die von ihm eingesetzten externen Dienstleister offen, d. h. an Auftragsverarbeiter, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen gemäß den Anweisungen des Verantwortlichen verarbeiten.
Zu diesen Auftragsverarbeitern personenbezogener Daten gehören beispielsweise:
- Vertriebsmitarbeitende des Verantwortlichen
- Buchhalter des Verantwortlichen
- Vom Verantwortlichen eingesetzte Anbieter technischer Dienstleistungen
7. Datenübermittlung außerhalb der EU oder des EWR
Einige vom Verantwortlichen eingesetzte Auftragsverarbeiter für personenbezogene Daten können ihren Sitz außerhalb der EU oder des EWR haben. In diesem Fall gewährleistet der Verantwortliche das Schutzniveau personenbezogener Daten, indem er beispielsweise sicherstellt, dass die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardklauseln in den Vertrag zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter der personenbezogenen Daten aufgenommen werden.
8. Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten
Der Verantwortliche speichert personenbezogene Daten nur so lange und in dem Umfang, wie es zur Erfüllung der in vorstehender Ziffer 3 beschriebenen Zwecke erforderlich ist.
Grundsätzlich werden personenbezogene Daten nach den folgenden Kriterien gespeichert:
- Personenbezogene Daten, die zu Werbezwecken und zur Beantwortung von Kontaktaufnahmen verarbeitet werden, werden bis zum Ablauf von fünf (5) Jahren seit der letzten Kontaktaufnahme gespeichert, sofern die Kontaktaufnahme nicht zum Abschluss eines Abonnementvertrags geführt hat.
- Personenbezogene Daten, die im Rahmen von Abonnementverträgen und der Lieferung von Bestellungen verarbeitet werden, werden bis zum Ablauf von zehn (10) Jahren seit der Lieferung der Bestellung oder bis zum Ablauf der geltenden Gewährleistungsfrist gespeichert, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.
- Personenbezogene Daten von Kontaktpersonen von Geschäftspartnern werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung oder der Vertretungsvereinbarung gespeichert.
- Personenbezogene Daten, die mit Einwilligung der betroffenen Person verarbeitet werden, werden so lange gespeichert, bis die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft.
- Die in Buchhaltungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten werden für zehn (10) Jahre ab dem Ende des Abrechnungszeitraums, auf das sich die Unterlagen beziehen, gespeichert.
9. Cookies
Der Verantwortliche verwendet auf seiner Website Cookies. Ein Cookie ist in der Regel eine kleine Textdatei, die an den Computer oder ein anderes Endgerät der Benutzer gesendet und dort gespeichert wird. Cookies verursachen keine Schäden an den Geräten oder Dateien der Benutzer. Der Hauptzweck der Verwendung von Cookies besteht darin, das Benutzererlebnis der Besucher/Besucherinnen auf der Website zu verbessern und individuell anzupassen sowie die Funktionalität und den Inhalt der Website zu analysieren und zu verbessern.
Einige Cookies sind für die grundlegenden Funktionen der Website erforderlich. Daher können diese Cookies nicht deaktiviert werden. Die mithilfe von Cookies erhobenen Informationen, die mit der Einwilligung der Besucher verwendet werden, können zur Analyse des Datenverkehrs auf der Website und für gezielte Werbung verwendet werden.
Cookies werden verwendet, um die folgenden Arten von Informationen zu erfassen:
- Browser und IP-Adresse der Benutzer
- Zeitpunkt des Besuchs
- Aufgerufene Seiten und Betrachtungsdauer der Seiten
Die auf der Website verwendeten Cookies können über den auf der Website angezeigten Cookie-Hinweis verwaltet werden. Andere als unbedingt erforderliche Cookies werden nicht verwendet, es sei denn, der Besucher/die Besucherin hat dem ausdrücklich zugestimmt. Wenn nicht alle Cookies aktiviert sind, kann der Verantwortliche den Besuchern bestimmte Dienste möglicherweise nicht anbieten und die Besucher können bestimmte Teile der Website nicht sehen.
10. Videoüberwachung
Der Verantwortliche setzt in seinen Werks- und Büroräumen Überwachungskameras mit Aufzeichnungsfunktion ein, um die persönliche Sicherheit zu gewährleisten, Eigentum zu schützen, den ordnungsgemäßen Ablauf des Produktionsprozesses zu überwachen und Situationen, die diese gefährden könnten, zu verhindern und zu erkennen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen.
Die im Rahmen der Videoüberwachung gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten bestehen aus dem im Überwachungsbereich aufgezeichneten Material und dem Zeitpunkt der Aufzeichnung des Materials. Die Informationen werden von der betroffenen Person selbst eingeholt. Personenbezogene Daten, die durch die Videoüberwachung erhoben werden, werden in einem elektronischen Format getrennt von anderen personenbezogenen Daten gespeichert.
Personenbezogene Daten werden nur von benannten Personen verarbeitet, die diese Daten für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Grundsätzlich werden personenbezogene Daten, die durch die Videoüberwachung erhoben wurden, nur im Falle von sicherheitsrelevanten Ereignissen verarbeitet. Die erhobenen Daten können bei Bedarf an Ermittlungsbehörden zum Zwecke eines Ermittlungsverfahrens gemäß dem finnischen Gesetz über Ermittlungsverfahren (Esitutkintalaki 805/2011) weitergegeben werden. Die Videoüberwachung verwendet keine automatisierten Entscheidungen oder Profiling.
Personenbezogene Daten, die durch die Videoüberwachung erhoben wurden, werden spätestens einen (1) Monat nach der Datenerhebung automatisch vernichtet, es sei denn, eine weitere Speicherung ist zur Untersuchung eines sicherheitsrelevanten Ereignisses erforderlich.
11. Rechte der betroffenen Person
Die betroffene Person hat die folgenden Rechte, deren Ausübung über die E-Mail-Adresse polarlifehaus@polarlifehaus.com zu beantragen sind.
Der Verantwortliche stellt der betroffenen Person Informationen über die auf Antrag ergriffenen Maßnahmen grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zur Verfügung. Die betroffene Person wird auch darüber informiert, wenn der Verantwortliche auf den Antrag der betroffenen Person hin aus irgendeinem Grund nicht tätig wird.
Die Ausübung der Rechte ist grundsätzlich unentgeltlich.
Zur Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Person kann der Verantwortliche erforderlichenfalls von der betroffenen Person zusätzliche Informationen anfordern, um die betroffene Person ausreichend identifizieren zu können.
Auskunftsrecht
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen Auskunft darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen Auskunft über die zu ihrer Person erhobenen Daten verlangen und Zugang zu diesen Daten erhalten.
Recht auf Berichtigung
Die betroffene Person kann verlangen, dass sie betreffende ungenaue, unrichtige oder unvollständige Daten berichtigt oder ergänzt werden.
Widerspruchsrecht
Die betroffene Person kann gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einlegen, auch wenn die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse des Verantwortlichen beruht. In diesem Fall darf der Verantwortliche die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, er kann nachweisen, dass ein wichtiger und berechtigter Grund für die Verarbeitung vorliegt, der die Rechte der betroffenen Person überwiegt.
Verbot der Direktwerbung und Recht auf Widerruf der erteilten Einwilligung
Die betroffene Person hat das Recht, der Verarbeitung der Daten für Zwecke der Direktwerbung zu widersprechen. Die betroffene Person kann sich aus der Verteilerliste unserer Werbung abmelden entweder durch Klicken auf den Link in jeder von uns versandten Werbe-E-Mail oder durch Mitteilung an unsere folgende E-Mail-Adresse polarlifehaus@polarlifehaus.com.
Beruht die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Einwilligung, kann die betroffene Person ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
Recht auf Löschung
Die betroffene Person hat das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, beispielsweise wenn die personenbezogenen Daten für die Verarbeitungszwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Wir bearbeiten den Löschantrag und löschen anschließend entweder die Daten oder geben einen berechtigten Grund an, warum die Daten nicht gelöscht werden können.
Es ist zu beachten, dass der Verantwortliche möglicherweise gesetzlich verpflichtet ist oder andere rechtliche Gründe hat, die angeforderten Informationen nicht zu löschen. Der Verantwortliche ist verpflichtet, Buchhaltungsunterlagen für den im finnischen Gesetz über die Rechnungslegung (Kirjanpitolaki 1336/1997, Kapitel 2, § 10) festgelegten Zeitraum (10 Jahre) aufzubewahren. Daher können die in Buchhaltungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten nicht vor Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Die betroffene Person hat das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, beispielsweise wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von der betroffenen Person bestritten wird. In diesem Fall ist die Verarbeitung auf den Zeitraum beschränkt, in dem der Verantwortliche die Richtigkeit der Daten überprüft.
Die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten bedeutet, dass personenbezogene Daten nur aus sehr begrenzten, in den Datenschutzregelungen festgelegten Gründen verarbeitet werden dürfen.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Die betroffene Person kann unter bestimmten, in den Datenschutzregelungen festgelegten Bedingungen von dem Verantwortlichen verlangen, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verantwortlichen bereitgestellt hat, an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt werden.
Recht auf Beschwerde
Die betroffene Person hat das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn sie der Meinung ist, dass wir bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gegen die geltenden Datenschutzbestimmungen verstoßen.
Kontaktdaten der Aufsichtsbehörde für Datenschutz (Englisch): https://tietosuoja.fi/en/contact-information
12. Änderung der Datenschutzerklärung
Der Verantwortliche behält sich das Recht vor, die Datenschutzerklärung zu aktualisieren, wenn sich die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verantwortlichen und/oder die geltenden Rechtsvorschriften ändern.
Der Verantwortliche empfiehlt, sich regelmäßig mit dem Inhalt der Datenschutzerklärung vertraut zu machen. Über wesentliche Änderungen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten werden die betroffenen Personen per E-Mail informiert.
Die Erklärung wurde zuletzt aktualisiert am 12.07.2023.